Konzeption und Umsetzung eines Abteilungsworkshops
Die Rahmenbedingungen und Aufgabe
Aufgaben der Stabs-Abteilung sind die IT und Organisation innerhalb des Unternehmens. Die Abteilung besteht aus gut 50 Personen, die in fünf Teams organisiert sind. Die Aufgaben innerhalb der Abteilung sind so spezialisiert, dass für einzelne Rollen und Tätigkeiten teilweise nur ein bis zwei Personen verantwortlich sind. Verhältnismäßig neuen Mitarbeitenden ist zum Teil gar nicht klar, welche diversen Aufgaben in der Abteilung durchgeführt werden und von wem. Die Abteilung führt ein eintägiges Offsite durch, das konzipiert und moderiert werden soll.
Die Herausforderung
Der Kern des Auftrags lautet, bei den Mitarbeitenden mehr Selbstwert und Bewusstsein für ihren Anteil zum Erfolg des Unternehmens zu erzeugen, denn die für das Unternehmen wesentlichen Aufgaben der Abteilung werden von anderen Abteilungen und der Geschäftsleitung nicht oder nur unzulänglich wahrgenommen und gewürdigt. Wünschenswerte Nebenleistungen sind, dass ein Teambuilding stattfindet und dass innerhalb des Unternehmens und bei der Geschäftsleitung eine bessere Wahrnehmung der Leistung der Abteilung erfolgt.
Die konzeptionelle Lösung und Umsetzung
Um allen Mitarbeitenden die umfangreichen Aufgaben der Abteilung plastisch zu machen, setzte ich ein Rollenspiel ein, bei der einer fiktiv neuen Mitarbeiterin von einem älteren Mitarbeiter die Funktionsweise des Gesamtunternehmens erläutert wurde. Dabei hatten die Mitarbeitenden der Abteilung die interaktive Aufgabe, immer dann in die Erzählung einzugreifen, wenn ihre persönliche Rolle bzw. Aufgabe erwähnt wurde – dies lud ich dynamisch auf, indem die Unterbrechung durch Aufstehen und Betätigung eines von sechs im Raum verteilten Buzzern eingeleitet werden sollte. Im Ergebnis zeigte sich zum einen durch die vielen und ständigen Unterbrechungen allen Mitarbeitenden sehr eindrücklich, wie viele Aufgaben in der Abteilung liegen und wie entscheidend diese für den Geschäftserfolg des gesamten Unternehmens sind. Zum anderen wurden implizit alle Mitarbeitenden mit ihren Rollen und Aufgaben vorgestellt.
Im Hauptteil des Workshops ließ ich dann von den fünf Teams ihr jeweiliges Leistungsangebot erarbeiten und dafür eine unternehmensinterne Vermarktungsstrategie konzipieren. Diese sollten sie als Teamleistung in Form eines Pitches einer Jury präsentieren — ähnlich wie es aus dem Fernseh-Format „Höhle der Löwen“ bekannt ist. Die Jury vergab darauf hin Bestätigungen für die Vermarktungsstrategie und Verbesserungsvorschläge.